Qué facturas pide tu asesoría cada trimestre y cómo tenerlas a tiempo

La lista que pide la asesoría

Cada asesoría tiene su forma de trabajar, pero para el trimestre casi todas piden esto:

• Facturas emitidas del trimestre, numeradas y correlativas, incluidas las rectificativas.
• Facturas recibidas de todos los gastos: proveedores, suministros, alquiler, software, publicidad, viajes, material.
• Extracto bancario de todas las cuentas y tarjetas de la empresa del periodo, en Excel o CSV si es posible.
• Gastos en otras divisas (servicios en la nube, software extranjero, publicidad), con su factura original.
• Tickets y facturas simplificadas de gastos menores, sabiendo que normalmente no permiten deducir el IVA.
• Novedades: préstamos, compras de inmovilizado (ordenadores, vehículos, maquinaria), subvenciones cobradas, altas o bajas de trabajadores.

Plazos trimestrales

El modelo 303 de IVA se presenta en estos plazos (si el último día es festivo, se desplaza):

• 1.er trimestre: del 1 al 20 de abril.
• 2.º trimestre: del 1 al 20 de julio.
• 3.er trimestre: del 1 al 20 de octubre.
• 4.º trimestre: del 1 al 30 de enero.

Para llegar, la mayoría de asesorías pide la documentación entre el día 5 y el 10 del mes siguiente al trimestre. Si entregas tarde, el 303 se hace con lo que hay y las facturas que lleguen después se quedan para el siguiente periodo o para una complementaria.

Cuándo una factura vale para deducir

Para que el IVA de un gasto sea deducible, en general necesitas una factura completa con:

• Número y fecha de expedición.
• Nombre o razón social y NIF del emisor y del destinatario (tú).
• Domicilios de ambos.
• Descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA y cuota.

Un ticket sin tus datos no suele bastar para deducir el IVA. En las compras online, revisa que la cuenta tenga tus datos fiscales antes de comprar: después cuesta más cambiarlo. Las facturas de proveedores de fuera de la UE no llevan IVA español y tienen su propio tratamiento: tu asesoría lo resuelve, pero necesita la factura.

Las facturas que siempre faltan

• Suscripciones de software cuya factura llega a otro correo (el de quien dio de alta la cuenta).
• Servicios en la nube y publicidad online, con facturas mensuales en dólares que hay que descargar del panel.
• Paquetería y telecomunicaciones, que dejan la factura en el área de clientes y no la envían.
• Marketplaces, donde cada pedido puede tener un vendedor y una factura distintos.
• Gastos de viaje pagados con tarjeta, con la factura pedida en el mostrador (o no).

Un método mensual para no ir con prisas

1. Un solo correo de facturación. Cambia en cada proveedor el correo de envío de facturas a uno común. Es la medida que más tiempo ahorra.
2. Datos fiscales en todas las cuentas de proveedores online, para que la factura salga a nombre de la empresa.
3. Cierre mensual en los primeros 5 días: descarga el extracto y empareja cada cargo con su factura. Lo explicamos paso a paso en cómo conciliar el banco con las facturas.
4. Lista de pendientes por proveedor, con dónde se consigue cada factura. Resuélvela antes de que acabe el mes.
5. Al cerrar el trimestre, solo queda empaquetar tres meses que ya están completos.

Cómo entregarlo a la asesoría

El formato que más agradecen: un ZIP con una carpeta por mes, las facturas en PDF nombradas por fecha y proveedor, y un listado de movimientos (CSV o Excel) que diga qué factura corresponde a cada cargo. Así la asesoría contabiliza sin adivinar y te devuelve menos preguntas.

Es exactamente lo que genera Kōdo Admin, nuestro administrativo con IA: sube el extracto, busca y empareja las facturas de tu correo, te dice cuáles faltan y dónde conseguirlas, y con un botón descarga el ZIP para la asesoría con las facturas por meses y el CSV de movimientos. Además te muestra el IVA trimestral y el Impuesto de Sociedades estimados para que el resultado no te pille por sorpresa. La declaración la sigue presentando tu asesoría.