Cómo conciliar el banco con las facturas sin perder horas

Qué es la conciliación bancaria (en una pyme)

En contabilidad, la conciliación bancaria compara el saldo del banco con el de la cuenta contable. En una pyme o un autónomo con asesoría externa, el trabajo real es más concreto: emparejar cada cargo y cada abono del extracto con su factura, y detectar lo que falta antes de que lo detecte la asesoría.

El resultado de una buena conciliación es una lista con tres columnas: movimiento, documento que lo justifica y estado (completo, pendiente o no necesita factura).

Por qué importa

• Deducibilidad: un gasto sin factura completa puede no ser deducible, ni en el IVA (modelo 303) ni en el Impuesto de Sociedades o el IRPF.
• Cobros olvidados: cruzar los abonos con tus facturas emitidas destapa clientes que no han pagado.
• Cargos que sobran: suscripciones que nadie usa, cargos duplicados o comisiones que no esperabas.
• Saber cuánto ganas: con los movimientos clasificados, ingresos menos gastos es tu beneficio real del mes, no el saldo de la cuenta.

Paso a paso con una hoja de cálculo

1. Descarga el extracto del mes en Excel o CSV desde la banca online. Si tienes varias cuentas o tarjetas, uno por cada una. Evita el PDF: no se puede ordenar ni filtrar.
2. Añade tres columnas: tipo (gasto, ingreso, impuesto, traspaso), factura (nombre del archivo o «falta») y notas.
3. Marca primero lo que no lleva factura: traspasos entre tus cuentas, pagos a Hacienda y Seguridad Social, nóminas y comisiones bancarias (el propio extracto o el recibo del banco sirven de justificante). Suele quitar de en medio un tercio de las líneas.
4. Busca en el correo las facturas de los cargos restantes. Busca por el nombre del proveedor y por el importe exacto con coma decimal («49,99»): muchas facturas llevan el importe en el asunto o en el cuerpo.
5. Guarda cada PDF con un nombre ordenable, por ejemplo 2026-10-03_proveedor_49,99.pdf, en una carpeta por mes.
6. Repasa los abonos contra tus facturas emitidas: cada ingreso debe tener la suya.
7. Haz la lista de pendientes por proveedor y anota dónde se consigue cada factura (área de clientes, petición por correo, ticket en tienda).

Los casos que descuadran

• Facturas en dólares o libras. El banco carga euros y la factura dice 20 USD. No coincidirá el importe: empareja por proveedor y fecha, y comprueba que el cambio es razonable. La comisión por divisa suele ir en una línea aparte.
• Pagos agrupados. Un único cargo que paga varias facturas (o una factura pagada en varios plazos). Anota todas las facturas en la misma línea.
• Nombres que no se parecen. El concepto del banco dice el nombre del procesador de pagos o la razón social, no la marca. Guarda una tabla de equivalencias: la segunda vez irás mucho más rápido.
• Facturas que no llegan por correo. Muchos proveedores (telecomunicaciones, paquetería, nube, suministros) solo las dejan en su área de clientes. Hay que entrar, buscar y descargar cada una.
• Devoluciones y abonos. Un ingreso que en realidad es una devolución de un proveedor necesita su factura rectificativa, no una factura emitida.
• Fechas cruzadas. Facturas de final de mes cobradas a principios del siguiente. Concilia por fecha de cargo y deja una nota.

Una rutina de 30 minutos al mes

La diferencia entre conciliar en 30 minutos o en un fin de semana no es la herramienta, es la frecuencia. Hazlo cada mes, en los primeros cinco días: las facturas siguen recientes en el correo, los portales aún las muestran en la primera página y te acuerdas de qué fue cada cargo. Si esperas al trimestre, tienes el triple de líneas y la mitad de memoria.

Al terminar cada trimestre, envía a la asesoría las tres carpetas mensuales y el extracto. En qué facturas pide tu asesoría cada trimestre tienes la lista completa y los plazos.

Cuándo compensa un software de conciliación de facturas y banco

Automatizarlo tiene sentido cuando se cumple alguna de estas condiciones:

• Tienes más de 40 o 50 movimientos al mes.
• Pagas muchas suscripciones y servicios con tarjeta, con facturas que llegan por correo o en portales.
• Recibes facturas en otras divisas.
• La asesoría te reclama facturas cada trimestre.

Kōdo Admin hace este proceso por ti: subes el extracto, un agente de IA clasifica los movimientos, busca las facturas automáticamente en tu Gmail (en solo lectura) y las empareja, también las de dólares y libras. Lo que falta aparece en Pendientes, agrupado por proveedor y con dónde conseguirlo, y con su extensión de Chrome puede descargar facturas de portales de proveedores delante de ti. En nuestras pruebas emparejó solo el 64 % de las facturas de un trimestre.